Comment faire une déclaration simplifiée à la CNIL ?

Avec le numérique, de nombreuses situations pédagogiques utilisent des données personnelles, en particulier celles des élèves. Ces données sont protégées par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. Il est donc obligatoire de faire une déclaration à la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés) [1]. Cette dernière propose des déclarations simplifiées qui facilitent les démarches. Elles sont disponibles pour un certain nombre de situations [2] telles que l’utilisation d’un espace numérique de travail   (ENT  ). Voici comment remplir une déclaration simplifiée dans ce cas précis.

Qui déclare ?

C’est l’établissement qui déclare. Le directeur de l’établissement, responsable de l’organisme déclarant, est donc le responsable du fichier et de sa conformité [3]. Cependant, le formulaire peut être rempli par une tierce personne.

Le récépissé envoyé par la CNIL doit être archivé au sein de l’établissement et doit pouvoir être présenté par la direction en cas de contrôle. Pour les écoles du premier degré, une copie du document reçu peut être transmise pour information à la circonscription, mais il n’y a aucune obligation.

Une déclaration en six étapes

La déclaration simplifiée se fait en six étapes par l’intermédiaire d’un formulaire explicité disponible sur le site de la CNIL.

Un formulaire en ligne

- Allez sur le site internet de la CNIL en tapant l’adresse www.cnil.fr
- Dans le cadre Professionnels, cliquez sur le bouton Déclarer un fichier

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- Dans la page Déclarer un fichier, cliquez sur Déclaration simplifiée.

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L’organisme déclarant : votre établissement scolaire

Ici, vous devez fournir les informations relatives à votre établissement. Les champs en caractères gras doivent être obligatoirement renseignés. Ne cochez pas la case si vous déclarez à titre individuel, les établissements scolaires ont en effet tous un N° SIREN. Si vous ne le connaissez pas reportez vous au document joint « Retrouver le SIREN et le SIRET de mon établissement ». De même, le document « Les codes APE de la NAF pour le secteur de l’éducation » vous permettra de connaître le code NAF/APE correspondant à votre type d’établissement.

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- Complétez les champs N°SIREN+NIC
- Dans la liste déroulante Code NAF/APE, sélectionnez le code correspondant à votre type d’établissement (Vous pouvez taper le chiffre 8 pour accéder plus rapidement à la partie qui vous concerne)
- Dans le champ Nom/Raison sociale, tapez le nom complet de votre établissement
- Complétez les autres informations (Adresse, Code postal, Ville, Téléphone, Adresse électronique et télécopie s’il y a lieu)
- Cliquez sur étape suivante.

Nature de la déclaration / finalité

Le texte de référence concernant la déclaration d’un ENT   est clairement identifié et correspond à la norme RU-03.

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- Pour le Type de norme, sélectionnez Acte Réglementaire Unique (RU)
- Dans la liste déroulante, choisissez RU-3 Espaces numériques de travail
- Cliquez sur étape suivante.

Contact

Le contact est la personne qui renseigne le formulaire et qui peut éventuellement être contactée par la CNIL dans les deux mois qui suivent le dépôt du dossier.

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- Pour une personne extérieure à l’établissement scolaire, cochez la case si le contact n’appartient pas à l’organisme déclarant [4]
- Décochez, si nécessaire, la case si le contact doit être destinataire du récépissé
- Complétez au minimum les champs obligatoires (Civilité, Nom, Prénom, Téléphone et Adresse électronique)
- Cliquez sur étape suivante.

Identification du responsable

Ici, le responsable, c’est-à-dire le directeur de l’établissement, reconnaît avoir pris connaissance de la norme RU-03 [5] et atteste que le traitement du fichier sera conforme à cette norme.

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- Cochez la case correspondant à l’engagement du respect de la norme
- Renseignez les champs Civilité, Nom, Prénom et Adresse électronique
- Pour Fonction, sélectionnez Directeur
- Cliquez sur étape suivante.

Validation et envoi

Lors de cette dernière étape, le site réalise un contrôle des données saisies et vous signale les informations incomplètes. Si le formulaire a été correctement rempli, vous devez reproduire un code de sécurité avant l’envoi de la déclaration.

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- Recopiez le code de sécurité dans le champ correspondant
- Cliquez sur J’envoie à la CNIL.

La déclaration simplifiée est alors prise en compte par la CNIL. Il est conseillé d’enregistrer ou imprimer l’accusé reception proposé (au format PDF  ). Vous recevrez dans les jours qui suivent un récépissé de la déclaration qu’il vous faut conserver précieusement. En cas de changement de directeur, il sera alors nécessaire de contacter la CNIL pour procéder à une modification de la déclaration selon les modalités précisées sur le site de la commission.

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[1Les formalités préalables à faire par les directeurs auprès de la CNIL dépendent des fonctionnalités utilisées au sein de leur établissement. Le tableau synthétique de l’article "Traitements de gestion scolaire : quelles formalités CNIL pour les chefs d’établissements ?" résume les diverses situations.

[2Treize situations en établissement scolaire correspondent à des déclarations simplifiées et évitent de remplir une déclaration normale, plus longue et délicate à compléter.

[3Dans le cadre d’un ENT, le fichier et son traitement doivent respecter les règles définies par la CNIL selon la norme RU-3

[4Il faudra alors indiquer les coordonnées de l’organisme auquel appartient la personne à contacter

[5Lors du choix, un lien permet d’accéder aux détails de la norme sélectionnée.